Bagi kita dan kebanyakan orang lain masih beranggapan bahwa data hanyalah sesuatu yang mungkin merepotkan untuk mengelola dan mendapatkannya.  Akan tetapi pada kenyataannya data adalah modal utama keberhasilan perencanaan sebuah pekerjaan, baik yang berada di swasta maupun instansi pemerintah/birokrasi.Data boleh disebut sebagai “tongkat pemandu” untuk menentukan arah dalam melaksanakan roda suatu pekerjaan.

Namun bagi instansi (pegawai) data kadang dianggao sebagai sesuatu yang asing dan tidak menjadi prioritas, bahkan tak terpikirkan sama sekali. Padahal dengan data, kita bisa memprediksi, mengkalkulasi dan sampai bisa menguasai  apapun yang kita rencanakan. Tentu dengan asumsi bahwa strategi kita tepat dengan sasaran penggunaannya.

 

Pengertian Data

Data adalah catatan atas kumpulan fakta.Data merupakan bentuk jamak dari data umum, berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuatu yang diberikan“. Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra. (Wawan Setiawan, S.Si,2014)

Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data kemudian diolah sehingga dapat diutarakan secara jelas dan tepat sehingga dapat dimengerti oleh orang lain yang tidak langsung mengalaminya sendiri, hal ini dinamakan deskripsi. Pemilahan banyak data sesuai dengan persamaan atau perbedaan yang dikandungnya dinamakan klasifikasi.

Perpaduan antara orang, fasilitas, teknologi media, prosedur dan pengendalian yang bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang tepat, disebut dengan sistem informasi.Sistem informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan harus berkualitas.Informasi yang mempunyai kualitas baik dari sebuah sistem harus memenuhi karakteristik-karakteristik tertentu. Menurut Anwar (2004), manajemen data yang efektif (effectivemanagement of the data) merupakan karakteristik yang perlu diperhatikan dalam sistem informasi. Hal yang perlu diperhatikan meliputi waktu mengup-date file, akurasi input data, pemeliharaan kesatuan data yang disimpan dalam sistem, keperluan keamanan data yang sudah digunakan, serta fasilitas back-up yang memadai.

Data Bagi Instansi Pemerintah

Data memiliki fungsi yang sangat penting bagi kinerja dan kelancaran kerja suatu instansi pemerintah.Instansi Pemerintah membutuhkan penyusunan data yang baik agar dapat membantu para pimpinan/pengambil kebijakan dalam menyusun rencana kegiatan dan mengambil sebuah keputusan. Data yang baik dapat disusun dalam sebuah database (basis data). Database memiliki arti penting dalam instansi agar dapat mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa tugas dan fungsi setiap instansi pemerintah dalam rangka pencapaian rencana strategisnya. Database karena fungsinya dianggap sangat penting, diantaranya :

  • Sebagai komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.
  • Untuk menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga informasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
  • Untuk mengatasi kerangkapan data (redundancy data).
  • Untuk menghindari terjadinya inkonsistensi data.
  • Untuk mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
  • Sebagai bahan penyusun format yang standar dari sebuah data.

Kegunaan Data dan Informasi

  • Sebagai bahan/alat dalam pengambilan keputusan;
  • Menentukan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan;
  • Alternatif/metode untuk melaksanakan kegiatan;
  • Seberapa besar lingkup kegiatan;
  • Penentu SDM pelaksanaan kegiatan;
  • Berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan;
  • Kapan waktu yang tepat untuk memulai kegiatan;
  • Dapat memprediksi besaran anggaran yang dibutuhkan;
  • dan sebagainya.

Kualitas Data

• Akurat,

• Valid,

• Reliable (handal)

• up to date

• rahasia

 

Bentuk Pengolahan Data

• Pengolahan secara aritmatika (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian pembulatan atau penghilangan pecahan).

• Pengolahan secara statistika (minimum, maksimum, rataan, standar deviasi, dan distribusi frekuensi).

• Pengolahan data dengan pengurutan, pengelompokan, pemilahan, pengabaian data yang tidak diperlukan.

 

Sistem Informasi

Sistem adalah sekumpulan elemen yang memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan sistem itu. Sepeda motor merupakan contoh sebuah sistem, karena di dalamnya terdapai sekumpulan elemen yang memiliki fungsi masing-masing, seperti stang untuk mengendalikan, rem untuk memberhentikan, gas untuk menjalankan dan elemen lain, yang secara bersama-sama mencapai tujuan dari sepeda motor yaitu sebagai alat transportasi.

Begitu juga di instansi, ada bagian perencanaan, pengolahan, produksi, pemasaran, keuangan dan sebagainya yang keseluruhan bekerja untuk mencapai tujuan itu.Di setiap bidang tentu memiliki data dan informasi.Agar bermanfaat, data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menunjang kebutuhan para pimpinan (di semua level) dalam menjalankan, mengelola dan mengendalikan instansi nya.

Pimpinan tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat strategis, pimpinan tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan yang bersifat taktis, dan pimpinan tingkat bawah (lower management) memiliki keputusan yang bersifat  operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.

Menurut Pakar, Anwar (2004), manajemen data yang efektif (effective management of the data) merupakan karakteristik yang perlu diperhatikan dalam sistem informasi. Hal yang perlu dicermati meliputi waktu meng up-date file, keakuratan dalam input data, pemeliharaan kesatuan data yang disimpan dalam sistem, keperluan keamanan data yang sudah digunakan, serta fasilitas back-up data yang baik.

Informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya, keakuratan datanya, dan sebagainya.Misalkan saja, pimpinan membutuhkan informasi mengenai data jumlah perahu dan kapal serta nelayan dalam rangka mengembangkan sebuah pelabuhan perikanan dan sebagainya.

Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka saat ini, tak ada pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem basis data. Sistem Informasi Manajemen (SIM)  adalah kerjasama yang harmonis antara manusia dan mesin (komputer). Sebisa dan seoptimal mungkin semua alat-alat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan web, pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.

Ketersediaan dan kecepatan mendapatkan informasi merupakan “senjata” yang ampuh dalam memenangkan persaingan global dewasa ini.Dengan semakin sibuknya para pimpinan, jadwal kegiatan begitu ketat, menjadikan mereka tidak sempat lagi membaca laporan yang bertumpuk dari setiap bagian di instansi nya. Karenanya diperlukan suatu cara yang kini disebut dengan decision support system (DSS), yaitu sistem komputer yang dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan yang relatif tepat dan cepat.

Sistem Informasi adalah pengelolaan Data, Orang/ Pengguna, Proses dan Teknologi Informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi.

 

Sistem Informasi Manajemen

Secara umum bila orang membicarakan tentang Sistem Informasi Manajemen yang tergambar adalah suatu sistem yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data di sini dapat berarti penunjangan pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi atau untuk pengambilan keputusan.Kini kalau orang mendengar istilah Sistem Informasi Manajemen, biasanya mereka juga membayangkan suatu sistem komputer.Sesungguhnya, pengertian tentang Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi telah ada sebelum perkakas komputer diciptakan.Inti dari pengertian Sistem Informasi Manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi diantara pimpinan/manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan dan sebagainya. Namun dengan tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relatif murah, sekarang dan di masa depan penggunaan komputer untuk menunjang Sistem Informasi Manajemen tidak dapat dihindari lagi.

Jadi, mulai sekarang hargailah akan pentingnya data dan bekerjalah berdasarkan data. Karena dari datalah semua informasi akan muncul yang kemudian menjadi fakta-fakta yang bisa kita manfaatkan untuk membuat perencanan dan mengatur langkah strategis ke depannya. Dan dari sinilah pula kita akan mampu menghadapi perubahan dan tentunya dalam pengambilan keputusan untuk memprediksi masa depan. Hal ini sepertinya terlihat sulit, padahal jika dilakukan sebagai rutinitas “strategis”, karena proses pencarian dan pengolahan data ini membutuhkan keuletan dan kesabaran, tergantung pribadi masing-masing dan data yang berhubungan pihak di luar. Kita hanya perlu tahu bagaimana cara memulainya, ketika sudah berjalan semua akan menguntungkan diri kita dan lingkungan sekitarnya, dan intinya tentu semuanya menjadi jauh lebih mudah dengan data yang telah terkumpul di dalam genggaman tangan kita.(Fishprog,2015)

(sumber: Wawan Setiawan, S.Si - Pranata Komputer BKD Prov. Kep. Babel, dan berbagai sumber lainnya, Fishprog, 2015)